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La mayoría de la gente no lleva un registro de gastos y muchos de los que lo llevan no lo hacen correctamente.

Hoy en día existen multitud de opciones para llevarlo a cabo, pero aún y así, muchos fracasan en el intento.

Porque llevar un registro de gastos no es solo apuntar -o que una aplicación apunte por ti- todos tus gastos y ya está.

Es mucho más.

Requiere implicación y análisis, de lo contrario no sirve para nada.

Vamos a ver por qué te interesa tanto llevar un registro de gastos y por qué debes hacerlo tú mismo.

 

¿Por qué llevar un registro de gastos?

Es muy importante llevar un registro de gastos por una sencilla razón: saber qué está pasando con tu dinero.

Es un poco como llevar el coche a revisión periódicamente.

Si no lo haces, no sabes cómo está el coche o qué hay que arreglar y luego vienen las averías o cosas peores…

Información es poder. Habrás oído esa frase en millones de ocasiones.

Entonces… ¿por qué no quieres información sobre tu dinero?

El no tener esa información es lo que le acarrea problemas a la mayoría de las personas.

No saben cuánto gastan realmente y eso les lleva a gastar más de lo que tienen, a no poder hacer frente a imprevistos, a estar expuestos a un periodo de inactividad laboral más incierto e incluso a una jubilación indigna.

A la hora de realizar un presupuesto anual -otra de las herramientas imprescindibles para organizar correctamente tu economía- también es de gran ayuda contar con un registro de gastos e ingresos.

Al final ambas cosas se complementan y buscan lo mismo: tener un control absoluto sobre nuestro dinero.

 

¿Qué voy a conseguir llevando un registro de gastos?

Como te avanzaba hace un momento, llevando un registro de gastos e ingresos conseguirás control.

Ahí parece nada…

Es vital. El descontrol es lo que nos aturde, lo que nos hace tomar malas decisiones.

Ninguno queremos no tener bajo control una situación.

Nos inquieta, nos obliga a improvisar y eso es muy peligroso.

Improvisar en ocasiones, es divertido. Pero no cada día para cada cosa.

Lo mismo te da igual o encuentras divertido improvisar constantemente. Me parece bien, hay gente para todo, nada más faltaría.

Pero independientemente de eso, lo que es seguro es que favorecer a tu bolsillo y a tu organización no lo hace.

En definitiva, con un control gastos e ingresos tendrás una vida económicamente más estable y conseguirás cumplir muchos más objetivos.

 

Llevar un control de gastos e ingresos paso a paso

 

registro-de-gastos-como-hacerlo

 

Igual que hice con el presupuesto anual, en esta ocasión quiero destripar un poco el proceso de registro de gastos.

Hay gran variedad de métodos para ahorrar:

Algunos de estos métodos incluyen el llevar un registro de gastos, otros no.

De la misma manera que hay decenas de métodos para ahorrar, hay mil maneras de llevar un control de gastos e ingresos.

Cada persona es un mundo y tiene unas necesidades o manera de hacer distinta.

Por eso quiero dejar claro que el método que te voy a contar no es ni mejor ni peor que otros que hayas leído o escuchado.

Simplemente es el que siempre he utilizado siempre con quien viene a pedirme ayuda y claro está, conmigo mismo.

Y del mismo modo que he dejado claro que mi método ni es único ni es el mejor, también quiero dejar claro que funciona. Comprobado.

 

Por dónde empezar

Lo primero y más importante que debes hacer es convencerte de que quieres un cambio a mejor y empezar desde el minuto 1.

Nada de excusas, dejarlo para más tarde, esperar ese momento perfecto…empieza ya.

Lo que más tiempo lleva es coger el hábito, de manera que cuanto antes te pongas, antes lo terminarás adquiriendo.

Lo segundo es decidir cómo lo vas a hacer, esto es, qué herramienta usarás.

Puede ser una hoja de papel, una hoja excel, una aplicación móvil, etc.

La que sea, pero escoge la que te sea más cómoda y adelante.

Personalmente creo que la mejor es una hoja excel.

Ya te contaré más abajo las distintas opciones existentes y los pros y contras de cada una que me llevaron en su momento a decidirme por excel.

A día de hoy aún no me arrepiento. Es más, estoy encantado.

El siguiente paso es empezar a registrar gastos e ingresos en la herramienta escogida.

Intenta regístralo todo, no te dejes nada.

Cuanta más información tengas, más preciso será todo y más fácil será tomar decisiones pues tendrás una imagen fiel de la realidad.

Pero ahí no acaba todo; falta el último paso.

Analizar los datos e ir tomando medidas en consecuencia.

A final de año habrás rectificado en varias ocasiones y eso te habrá beneficiado mucho, sin duda.

El paso final es preparar el siguiente año con un presupuesto anual y vuelta a empezar.

 

Tipos de gastos y categorías de gastos

En todo el proceso de registro de gastos es muy importante separarlos por categorías y tener clara su tipología.

Registrar a saco sin agrupar no sirve de nada.

Necesitas saber cuánto gastas en cada apartado para poder tomar acciones efectivas.

Me gusta separar los gastos según 2 conceptos que van entrelazados: tipo y categoría.

El tipo nos vendrá bien para prevenir mes a mes y crear el presupuesto anual a fin de año.

La categoría es lo que usaremos para ver dónde nos estamos pasando y por tanto, dónde podríamos reducir o eliminar gasto.

 

Tipos de gastos

El tipo nos dice la naturaleza del gasto; si es fijo, variable, etc.

Podemos dividirlos en:

  • Gastos fijos.
  • Gastos variables.
    • Imprescindibles.
    • Prescindibles.
      • Gastos fantasma.
      • Gastos hormiga.
    • Gastos puntuales.
    • Gastos imprevistos.

 

Gastos fijos

Se repiten en el tiempo y en la misma cuantía.

Son muy previsibles y los podemos definir con precisión.

  • Ejemplos: alquiler vivienda, cuota de un préstamo.

Gastos variables

Pueden repetirse en el tiempo o no, pero el importe varía.

Son previsibles, pero no los podemos definir con precisión.

  • Ejemplos: pago de suministros de electricidad, gastos de alimentación.

Dentro de este tipo de gastos encontramos dos diferenciaciones: los gastos prescindibles y los imprescindibles.

Si quieres saber más sobre ellos, te lo conté en este artículo.

Y dentro de los gastos prescindibles, todavía podemos hacer dos diferenciaciones más:

  • Gastos fantasma: son aquellos que suceden sin que te des cuenta y que con una pequeña acción podrías evitar.
    Ejemplo: el standby de los aparatos electrónicos o el pago de un término de potencia eléctrica superior al necesario, entre otros.
  • Gastos hormiga: son pequeños gastos que se dan de manera frecuente y que por ser “insignificantes” no les damos importancia. Al final la suma de todos estos pequeños gastos acaba siendo un gasto nada despreciable a final de mes/año.
    Ejemplo: las propinas, caprichos de pocos euros (bisutería por ejemplo), las cervecitas, picar entre horas, etc.

Gastos puntuales

Ocurren veces contadas durante el año y no podemos determinar su cuantía exacta.

  • Ejemplos: pago de impuestos, gestorías, excursiones de los niños, etc.

Gastos imprevistos

Estos creo que no hace falta que te los describa, pero en fin…

Como su nombre indica, aparecen cuando menos te lo esperas, son totalmente imprevisibles en tiempo y cuantía.

Son los más difíciles de controlar…pero pueden controlarse.

  • Ejemplos: averías, enfermedades…

 

Categorías de gastos

La categoría nos dice a qué grupo pertenece: hogar, transporte, educación…

Podría estar creando categorías hasta mañana, de modo que solo te nombraré las más comunes que además, son las que tienes en mi plantilla gratuita de control de ingresos y gastos.

  • Gastos del hogar.
  • Gastos de transporte.
  • Gastos de salud.
  • Gastos de educación.
  • Gastos en servicios externos.
  • Impuestos.
  • Gastos personales.
  • Gastos de entretenimiento.
  • Gastos en donaciones y/o regalos.
  • Deudas.

Dentro de cada categoría están los diferentes conceptos y que son infinitos.

En gastos del hogar por ejemplo puedes tener: alquiler, comunidad, electricidad, gas, agua, alimentación…

No he incluido el ahorro, a pesar de que yo lo trato como un gasto porque me obligo a pagar una cuota de ahorro cada mes nada más cobrar mi salario.

Solo quería que supieras mi punto de vista respecto al tema, pues lo incluyo dentro de la plantilla excel gratuita de control de ingresos y gastos.

 

Dos procedimientos, una finalidad.

 

registro-de-gastos-tipos-de-gastos

 

Dentro de este método, hay dos formas de proceder.

Lo ideal sería pagar todo con tarjeta. Si fuera así, tan solo habría una forma de proceder y la cosa sería nos quitaría todavía menos tiempo.

Pero como es muy complicado y asumo que, aunque -al menos en mi caso- sea poco lo que pago en efectivo, siempre habrá algo.

Por lo tanto debes usar dos procedimientos (ambos muy simples).

El primero es el extracto bancario.

A final de mes sacas un extracto bancario de todo el mes  y te limitas a registrar todos los gastos del mismo, en tu plantilla de registro de gastos.

Fácil, rápido y para toda la familia.

No te llevará más de media hora.

El segundo procedimiento es un poco más arduo, pero no es un drama.

Simplemente debes perder tan solo 5 minutos al final del dia, en apuntar en un excel o una hoja de papel los gastos en efectivo que has realizado durante la jornada.

Esos gastos son los que aparecerán en el extracto bancario como “retirada de efectivo”.

De esta forma sabrás en qué has gastado el dinero de esa retirada de efectivo y podrás ponerlo en el registro de gastos.

En total, si lo llevas todo a cabo son:

1 día x 30 min. = 30 min.

30 días x 5 min. = 150 min.

TOTAL: 180 minutos (3 horas) al mes.

Y ese tiempo en su mayoría (como acabas de ver) es repartido en intervalos de tan solo 5 minutos por día.

¿Creías que no tenías tiempo?

Ya no tienes excusa.

¿Vale la pena dedicar esa cantidad ínfima de tiempo a esta tarea?

Desde luego que sí. Tienes mucho más a ganar que a perder.

 

Herramientas

 

registro-de-gastos-herramientas

 

Como ya te he dicho, soy fan de usar excel.

Por eso la plantilla que regalo en Ingreso al Futuro es excel.

A parte de hojas de cálculo, puedes usar hojas de papel y aplicaciones móviles.

Las hojas de papel tienen solo una cosa buena: tardas 1 segundo en pillar una y otro segundo en escribir en ella.

Todo lo demás son peros.

No hacen cálculos automáticamente, acabas necesitando varias, se pueden perder, mojar, romper… ¡Va tío que vivimos en el siglo XXI!

Aún y así, si sigues queriendo usar papel, mis respetos. Faltaría más.

Luego están las apps rollo Fintonic, Dollarbird, Moneywiz, iGasto, Spendee, etc.

Aquí podrían ser los “modernos” los que me dijeran lo mismo que te acabo de rajar yo del papel, pero a mí con excel.

Te doy mi punto de vista ¿vale?

La mayor virtud de estas aplicaciones es para mí, su peor defecto: no tienes que hacer nada.

Coger hábitos requiere implicación.

Cuando alguien o algo lo hacen por ti, la implicación se va a la m*****.

Además, requieren acceso a tus datos bancarios, cosa que por temas de seguridad no mola nada.

He probado algunas que no acceden a tus datos bancarios, es todo manual.

Lo mismo que te he dicho que hagas con excel, lo puedes hacer en la app entrando los datos a manija.

Ok, pero es mucho más engorroso (al menos para mí) y no se ve igual en una “pantallita” de móvil -aunque muchos son enormes- que en una pantalla de ordenador.

A pesar de ello, te podría comprar esta opción, sobre todo si se trata de la variante de pago de alguna de estas aplicaciones pues esas sí que tienen lo bueno de los dos mundos:

  • Comodidad y vista tanto en el móvil como en la pantalla de ordenador.
  • Gran cantidad de opciones de análisis y demás e integraciones.
  • Puedes seguir entrando los datos a mano e implicarte.

Por lo tanto, si estás dispuesto a pagar, hay apps muy buenas que cumplen con todo lo que necesitas y más.

Si no quieres soltar pasta, hazlo en excel, que es igualmente cómodo y efectivo.

Conclusión

En resumen, llevar un registro de gastos en una hoja de cálculo excel es mejor (a mi modo de ver) porque:

  1. Te implicas más. Si estás “perdiendo” un tiempo de tu vida en pasar los datos a excel, con más razón te vas a comprometer después a hacer caso de lo que allí descubras y ponerlo en práctica.
  2. Todo se ve mejor en una pantalla más grande.
  3. Tienes más opciones de visualización y análisis en excel.
  4. No tienes que preocuparte por la seguridad.
  5. No tienes que pagar nada.

A pesar de todo lo que te acabo de contar, cada uno preferirá su herramienta y es totalmente respetable e igualmente útil.

Lo importante es llevar un registro de gastos de manera regular y correcta, da lo mismo cómo lo hagas y qué herramienta utilices.

Que me dices, ¿llevas ya un registro de gastos?

¿Qué herramienta usas?

¿Te gustaría comentar algo más sobre el tema?

Soy todo ojos😊

 

Foto de portada: Ingreso al Futuro

Fotos del artículo: Pixabay

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